Telefonansagen für eine Eventagentur: 5 Regeln für mehr Gelassenheit
Die meisten Menschen erwarten bei einem Eventbüro einen sprudelnden, energiegeladenen und fast festlichen Empfang. Gute Telefonansagen für eine Eventagentur bewirken jedoch genau das Gegenteil: Sie bringen Ruhe, Klarheit und Souveränität, wenn ein Anrufer mit leichtem Stress bezüglich einer Lieferung, eines Ablaufplans oder einer Genehmigung anruft. Im Studio stelle ich immer wieder fest, dass der beste Eindruck entsteht, indem man Ruhe ausstrahlt, in Momenten, in denen es auf der anderen Seite der Leitung stürmt.
Hier finden Sie fünf bewährte Erkenntnisse, um Ihre Telefonie überlegt einzurichten.
1. Setzen Sie auf beruhigende Klarheit statt festlicher Energie
Ein Anrufer, der ein Event plant, benötigt selten eine übertrieben fröhliche Stimme mit lauter Wartemusik. Oft steht schließlich viel auf dem Spiel: Budgets, enge Fristen oder Last-Minute-Änderungen eines Standorts.
Wenn Ihre Willkommensnachricht klingt, als würde im Hintergrund gerade Konfetti verschossen, erwecken Sie ungewollt den Eindruck, dass Ihr Büro zu chaotisch ist, um eine straffe Planung zu überwachen. Sorgen Sie daher für eine nüchterne, warme Formulierung, die sofort signalisiert, dass der Anrufer bei einem zuverlässigen Partner ankommt.
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2. Schaffen Sie eine klare Trennung zwischen Lieferanten und neuen Anfragen
Ein Auswahlmenü muss nicht lange dauern, solange die Verteilung der Anrufe logisch aufgebaut ist. Statt einer endlosen Liste von Optionen genügt eine einfache Unterscheidung:
- Eine Option für neue Anfragen und Angebote, damit potenziellen Auftraggebern schnell geholfen wird.
- Eine direkte Route für laufende Produktionen, Lieferanten und Location Manager.
- Eine klare Notfall-Hotline oder ein Rückrufservice für dringende Angelegenheiten am Tag eines Aufbaus oder des Events selbst.
Indem Sie diese Ströme sofort voneinander trennen, verhindern Sie, dass ein LKW-Fahrer mit einem Bühnenelement in derselben Warteschleife landet wie jemand, der unverbindlich nach einer Betriebsfeier fragt.
Häufig gestellte Fragen
Kurz und klar. Klicken Sie für die Antwort.
Was kostet eine professionelle Telefonansage?
- Der Preis richtet sich nach der Länge Ihres Textes und der Art der benötigten Ansage (Begrüßungsansage, Auswahlmenü oder Warteschleifenansage). Sobald Sie eine Stimme auswählen, werden Ihnen die Kosten sofort angezeigt. Wartemusik ist separat erhältlich.
Was genau bedeutet ein Buy-out im Voice-over-Bereich?
Ein Buy-out ist das Nutzungsrecht, Ihre Aufnahme für einen vereinbarten Zeitraum auf einem Medium (Radio, TV, Online, Telefonie) zu verwenden. Sie finden es in Ihrem Preis, bevor Sie bezahlen, unter /tarieven/.
Erklärung: Buy-out erklärt · Wörterbuch.
Was kostet ein professionelles Voice-over?
Der Preis hängt von drei Faktoren ab: dem Medium (Unternehmensvideo, Radiospot, Telefonie), der Nutzungsdauer (1 Jahr, unbegrenzt) und der Textlänge. Bei Voices sehen Sie den genauen Preis pro Stimme, noch bevor Sie bestellen. Keine Überraschungen im Nachhinein.
Ein kurzes Unternehmensvideo ist bereits ab einem kleinen Betrag erhältlich. Ein Radiospot mit landesweiter Reichweite kostet aufgrund des Buyouts (Senderechte) mehr. Telefonansagen sind in der Regel am günstigsten.
Tipp: Geben Sie Ihren Text bei der Stimme Ihrer Wahl ein und Sie sehen sofort, was es kostet.
Ist ein Demo zu Hause genauso gut wie im Studio?
3. Formulieren Sie Ihre Abschlussnachricht basierend auf der aktuellen Situation
In der Eventbranche arbeiten Teams oft vor Ort und außerhalb der klassischen Bürozeiten. Ein generischer Anrufbeantworter, der lediglich besagt, dass das Büro geschlossen ist, wirft dann Fragen auf.
Geben Sie in Ihrem Abend- oder Wochenend-Script genau an, was ein Anrufer erwarten kann. Nennen Sie die Zeiten, zu denen das Produktionsteam telefonisch erreichbar ist, verweisen Sie für nicht dringende Fragen auf eine bestimmte E-Mail-Adresse und geben Sie bei laufenden Projekten an, wo dringende Interventionen gemeldet werden sollen. Das schafft Klarheit und vermeidet doppelte Anrufe.
4. Achten Sie auf Sprechtempo und Atmung
Im Aufnahmestudio sehe ich es oft geschehen: einen Sprecher, der ein flüssiges Skript zu schnell sprechen möchte, um „dynamisch“ zu klingen. Für die Telefonie wirkt das kontraproduktiv.
Mein Regie-Tipp für Telefontexte: Lassen Sie die Stimme etwas langsamer artikulieren als in einem Radiospot und wählen Sie eine entspannte, tiefe Brustatmung. Eine ruhig eingesprochene Nachricht senkt automatisch den Herzschlag eines gestressten Anrufers. Wenn die Stimme am Telefon souverän klingt, vertraut der Kunde sofort darauf, dass Sie auch ein komplexes Event reibungslos koordinieren können.
5. Arbeiten Sie mit einer festen, wiedererkennbaren Klangfarbe
Wenn verschiedene Kollegen selbst schnell eine Willkommensnachricht über ihr Handy einsprechen, entsteht ein unordentliches Gesamtbild mit wechselnden Lautstärken und Hintergrundgeräuschen. Ein Sprecher sorgt für Wiedererkennung und ein konstantes Markenerlebnis, unabhängig davon, wer im Büro anwesend ist.
Unsere Stimmen aus Flandern und den Niederlanden wissen genau, wie sie die Balance zwischen Freundlichkeit und professioneller Sachlichkeit wahren müssen. So klingt jede Zentrale einheitlich und gepflegt.
Häufig gestellte Fragen### Wie lange sollte eine Begrüßungsnachricht für eine Eventagentur sein?
Halten Sie es kurz und prägnant. Eine Begrüßungsnachricht sollte vorzugsweise nicht länger als fünfzehn bis zwanzig Sekunden dauern. Anrufer mit einer praktischen Frage zu einer Veranstaltung möchten schnell Klarheit erhalten, ohne sich zuvor eine lange Einführung in Ihre Dienste anhören zu müssen.
Welche Hintergrundmusik passt am besten zu Ihrer Telefonanlage?
Vermeiden Sie treibende Beats oder zu fröhliche Melodien. Wählen Sie lieber einen subtilen, akustischen oder ruhigen elektronischen Track, der nicht von der Stimme ablenkt. Die Musik dient lediglich dazu, die Stille zu überbrücken und Ruhe zu bewahren.
Sollten Sie während der Festivalsaison separate Skripte verwenden?
Das ist auf jeden Fall empfehlenswert. Wenn ein Großteil Ihres Teams im Sommer vor Ort ist, fangen Sie diese geänderte Besetzung am besten mit einem temporären Skript auf. Darin erklären Sie klar, wie die Erreichbarkeit organisiert ist.
Sind Sie neugierig, wie eine professionelle Nachricht auf dem Papier aussieht? Dann schauen Sie sich gerne unsere Beispieltexte an, um Inspiration für Ihre Telefonanlage zu erhalten, oder kontaktieren Sie uns für ein maßgeschneidertes Angebot.
